CAJA
Es una cuenta que pertenece al activo y representa el dinero en efectivo,o sea, billetes de banco,monedas,cheques recibidos etc. La cuenta de caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo.
DINÁMICA DE LA CUENTA CAJA
SUBCUENTAS
110505 caja general
110510 cajas menores
110515 moneda extranjera
DESCRIPCIÓN
- Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
- Dinámica
- DÉBITOS
- Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera;
- Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;
- Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado, y
- Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor.
CRÉDITOS
- Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro;
- Por el valor de la negociación de divisas;
- Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;
- Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado;
- Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y
- Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran.
DIFERENCIA ENTRE CAJA GENERAL
Y CAJA MENOR
La caja menor es para los gastos pequeños (artículos de librería, artículos de limpieza o refrigerios), mientras que la caja general es para los gastos significativo (compra de mercaderías o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor solo maneja efectivo nacional.
FONDO FIJO DE CAJA MENOR
El fondo de caja menor es un fondo fijo en poder de algunos funcionarios de la empresa creados para desembolso en efectivo de menor cuantía, cuando no se justifica girar un cheque.
El fondo de caja menor debe estar representado en dinero o en comprobantes reembolsables que sirvan de soporte a el pago correspondiente.
los registros contables realizados son:
- creación de el fondo
- pago por caja menor
- aumento del fondo de caja menor
- cancelación
- sobrantes y faltantes
ARQUEO DE CAJA
Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Consiste en verificar periódicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos con los registros contables, operación que se debe realizar mediante el recuento del dinero en poder del cajero.
- Temporadas de la situación (es decir, dominas el evento, no estás supeditado en ese momento a las condiciones de la persona a la que la harás el arqueo para que seas objetivo.)
- Solicitas los documentos de legítimo abono y los vales si existieran
- Solicitas el corte de caja (si fuera el caso)
- Solicitas todo el efectivo y cheques.
- Cuentas todo el dinero haciendo una descomposición por denominación monetaria.
- Clasificas los cheques según el banco.
- Verificas que los cheques sean corrientes (o sea que están bien emitidos por el titular de la cuenta)
- Verificas que el cajero los tenga debidamente endosados (cuando esa función le corresponda.
FALTANTES O SOBRANTES DE
CAJA
Se presenta cuando hay diferencia entre el saldo del
arqueo y saldo contable del fondo
FALTANTE
Este registro se realiza cuando se haga la reposición,
así
Suma de todos los gasto xx
Faltante de caja Chica xx
Banco xx
La reposición del fondo de caja chica y el
respectivo faltante
SOBRANTE
Si hay sobrante este beneficia a la empresa, por lo
tanto es tomada como una cuenta de ingresos llamada sobrante de caja chica
Suma de todo los gastos xx
Banco xx
Sobrante de caja
chica xx
La reposición de caja chica y el respectivo sobrante
CONTROL INTERNO DE CAJA Y SUS
ELEMENTOS
Es el conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las afirmaciones o la normalidad e irregularidad de los actos que realizan otros individuos, forma parte del proceso de administrar una actividad, proyecto o negocio con el objeto de: planificar, organizar, ejecutar y controlar. Debe implementarse mediante la interacción lógica y adecuada de los siguientes elementos:
1.planes y objetivos.
2. Estructura humana coherente con los objetivos del trabajo.
3. Definición de procesos y funciones.
4. Provisión de materiales y tecnología acorde con los objetivos fijados por la dirección.
5. El departamento de contabilidad debe verificar que las facturas sean emitidas en forma correlativa.
6. Las funciones de ventas y preparación de los registros de ventas deben ser independientes de las funciones de las cobranzas, expedición, entregas y facturación.
1.planes y objetivos.
2. Estructura humana coherente con los objetivos del trabajo.
3. Definición de procesos y funciones.
4. Provisión de materiales y tecnología acorde con los objetivos fijados por la dirección.
5. El departamento de contabilidad debe verificar que las facturas sean emitidas en forma correlativa.
6. Las funciones de ventas y preparación de los registros de ventas deben ser independientes de las funciones de las cobranzas, expedición, entregas y facturación.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACIÓN
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un
determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor,
hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea
rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
|
51XXXX
|
80.000
|
|
|
111005
|
80.000
|
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja
menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o
eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un
fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos
cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar
inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que
estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que
presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causacion y realización los
hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura,
lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de
reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar
mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el
momento en que se realice el hecho económico que soportan.
AUMENTO DE CAJA MENOR
Aumento de caja menor: el mismo registro se elabora cuando
la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para
cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor:
cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja
general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar
ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable
DISMINUCIÓN DE CAJA MENOR
Disminución de la caja menor: cuando se disminuye el saldo
de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la
situación de inutilidad o por restricciones del gasto.Libro auxiliar de caja
menor: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos
los conceptos que se aplican los dineros del fondo fijo de Caja menor pero sin
constituir registros de diario que afecten la contabilidad, como acostumbran
algunos, sino que se lleva un libro de caja menor para controlar el saldo y se
pueda verificar en cualquier momento y también para elaborar sobre él la
relación de reembolso de caja menor:Los registros en el libro de caja menor no
se hacen con el comprobante de diario como en los otros libros auxiliares, pues
éste se elabora con los respectivos recibos de pago porque solamente cumple
funciones de control.
ANEXOS:
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