SOPORTES
CONTABLES
Los soportes contables
son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa,
es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos,
cuando se hacen en original y tantas copias como así lo exijan las necesidades
de la empresa.
Teniendo en
cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que
trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes
internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
Los soportes contables deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y consecutivo de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes contables pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
Los soportes contables deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y consecutivo de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes contables pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS y externos
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE
INGRESO
El
recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El
recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN
Este
es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que
lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay
dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques
de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Los
soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
Cotización
La cotización es un documento o información que el departamento de
compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera
registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a
algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El
término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el
valor de productos o servicios. En si la cotización es la realización de un documentos
en base a los productos solicitados por el cliente, queriendo saber los precios
y en cuanto le sale el total de los productos
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO
DE CUENTAS DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos
formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte
tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de
bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y
exigencia del cliente.
FACTURA DE VENTA
La factura comercial es
un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes
de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Facturas de compras
Este soporte tiene las
mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en
este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.
Comprobante de venta con tarjeta
de crédito
La
tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la
tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.
La
tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización
de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona
natural o jurídica. Por medio del contrato, la tarjeta habiente se compromete a
utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar
periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los
bienes o servicios comprados a través de este medio.
El
establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con
la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las
tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la
entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los
comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un
porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.
Consignación del comprobante de
venta
El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta
de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la
liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.
Cheque
Es un título valor por
medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco
llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero llamado "beneficiario".
Comprobante de pago o de egreso
Llamado también orden de pago o comprobante
de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago
queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
Los soportes contables
deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las
transacciones que diariamente se realizan en una empresa.
Letra de cambio
Este documento
negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona
llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a
la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin
de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso
de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Es un documento que debe
elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se
indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos
y soportes que lo justifiquen.
CONCLUSIÓN
Todos los soportes contables deben contener
la siguiente información general:
- Nombre
o razón social de la empresa que lo emite.
- Nombre,
número y fecha del comprobante.
- Descripción
del contenido del documento.
- Firmas
de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
- Constituyen
la base del registro contable de las operaciones realizadas.
